Εγγραφή στο Μητρώο Κ.ΑΛ.Ο.: δικαιολογητικά, διαδικασία, συχνά λάθη

Όποιος ασχοληθεί με ΚοινΣΕπ ακούει γρήγορα δύο λέξεις: «Μητρώο» και «πιστοποιητικό». Το πρώτο είναι το σημείο όπου η επιχείρηση αποκτά υπόσταση. Το δεύτερο είναι η απόδειξη, κάθε χρόνο από την αρχή, ότι εξακολουθεί να είναι αυτό που λέει. Χωρίς πιστοποιητικό σε ισχύ, μια ΚοινΣΕπ δεν μπαίνει σε πρόσκληση ΕΣΠΑ, και πολλές φορές ούτε σε συνεργασία με δήμο.

Τι είναι το Μητρώο και ποιος το κρατά

Το Γενικό Μητρώο Φορέων Κοινωνικής και Αλληλέγγυας Οικονομίας προβλέπεται στο άρθρο 4 του ν. 4430/2016. Είναι ηλεκτρονική βάση δεδομένων. Το Τμήμα Μητρώου ελέγχει τη νομιμότητα κατά την ίδρυση και εποπτεύει στη συνέχεια τις ΚοινΣΕπ και τους Συνεταιρισμούς Εργαζομένων.

Η αρμόδια Διεύθυνση Κοινωνικής και Αλληλέγγυας Οικονομίας ανήκει από το 2023 (Π.Δ. 77/2023) στο Υπουργείο Κοινωνικής Συνοχής και Οικογένειας. Θα δείτε ακόμη το Υπουργείο Εργασίας σε κάποιες επίσημες σελίδες και στην πλατφόρμα, γιατί η μετάβαση δεν έχει «περάσει» παντού. Μην μπερδευτείτε.

Χρήσιμο είναι να ξέρετε και τις διευθύνσεις:

  • kalo.yeka.gr: η πλατφόρμα όπου γίνονται οι αιτήσεις, με κωδικούς TAXISnet,
  • kalo.gov.gr: ο ενημερωτικός ιστότοπος της Διεύθυνσης, με οδηγούς, συχνές ερωτήσεις και τη δημόσια λίστα φορέων,
  • mitos.gov.gr: το Εθνικό Μητρώο Διοικητικών Διαδικασιών, με την επίσημη περιγραφή κάθε διαδικασίας.

Τα δύο τμήματα του Μητρώου

Η Υ.Α. 61621/2016 (άρθρο 1) χωρίζει το Μητρώο σε δύο τμήματα:

  • Μητρώο Κοινωνικής Επιχειρηματικότητας, για ΚοινΣΕπ και Συνεταιρισμούς Εργαζομένων,
  • Ειδικό Μητρώο Άλλων Φορέων Κ.ΑΛ.Ο., για τα υπόλοιπα νομικά πρόσωπα που πληρούν τις προϋποθέσεις του άρθρου 3 (για παράδειγμα μια αστική μη κερδοσκοπική εταιρεία).

Θα διαβάσετε σε ορισμένους ιδιωτικούς οδηγούς για «ενεργό» και «γενικό» τμήμα. Τέτοια διάκριση δεν υπάρχει στην υπουργική απόφαση. Το «ενεργό» που εννοούν είναι στην πραγματικότητα το Πιστοποιητικό Μέλους σε ισχύ.

Ο Α.Γε.Μ.Κ.Ο., ένας αριθμός που λέει πολλά

Με την εγγραφή παίρνετε τον Αριθμό Γενικού Μητρώου Κοινωνικής Οικονομίας (Α.Γε.Μ.Κ.Ο.), 12 ψηφία που δεν είναι τυχαία (Υ.Α., άρθρο 2):

  • τα επτά πρώτα είναι αύξων αριθμός,
  • το όγδοο δείχνει το τμήμα (0 για Κοινωνική Επιχειρηματικότητα, 1 για το Ειδικό),
  • το ένατο δείχνει την κατηγορία (0 Ένταξης Ευάλωτων, 1 Ένταξης Ειδικών, 3 Συλλογικής και Κοινωνικής Ωφέλειας),
  • το δέκατο και το ενδέκατο δείχνουν την περιφέρεια,
  • το τελευταίο δείχνει το νομικό πλαίσιο (0 για τον παλιό ν. 4019/2011, 1 για τον ν. 4430/2016).

Ο νόμος ζητά ο ΑΦΜ και ο Α.Γε.Μ.Κ.Ο. να αναγράφονται στη σφραγίδα, στα έντυπα, στα έγγραφα και στις συμβάσεις της ΚοινΣΕπ (άρθρο 16 παρ. 7). Βάλτε τον και στην ιστοσελίδα σας. Είναι ο πιο γρήγορος τρόπος να σας ελέγξει ένας πελάτης.

Τα δικαιολογητικά της εγγραφής

Για μια νέα ΚοινΣΕπ, η Υ.Α. (άρθρο 10) ζητά:

  1. Το καταστατικό σε PDF (έως 3,5 MB), με τις πρωτότυπες υπογραφές όλων των ιδρυτών σε κάθε σελίδα.
  2. Υπεύθυνη δήλωση κάθε ιδρυτή (ν. 1599/1986) ότι δεν είναι μέλος σε άλλη ΚοινΣΕπ με την ίδια δραστηριότητα (ίδιος ΚΑΔ σε δεύτερο επίπεδο) ούτε σε άλλον Συνεταιρισμό Εργαζομένων.
  3. Αν ιδρυτής είναι νομικό πρόσωπο, τα έγγραφα που αποδεικνύουν ποιος το εκπροσωπεί και ότι αποφάσισε να συμμετάσχει.
  4. Αν μετέχει νομικό πρόσωπο δημοσίου δικαίου σε ΚοινΣΕπ Ένταξης, την έγκριση του εποπτεύοντος φορέα.
  5. Για ΚοινΣΕπ Ένταξης, τα αποδεικτικά ότι τα μέλη ανήκουν σε ευάλωτες ή ειδικές ομάδες.

Στην πλατφόρμα μπαίνετε με τους κωδικούς TAXISnet του εκπροσώπου την πρώτη φορά, αφού η ΚοινΣΕπ δεν έχει ακόμη ΑΦΜ. Από εκεί και πέρα, για τροποποιήσεις και πιστοποιητικά, μπαίνετε με τον ΑΦΜ της ΚοινΣΕπ. Για τα «συμπληρωματικά στοιχεία εγγραφής» χρησιμοποιείτε τον ίδιο ΑΦΜ με την αρχική αίτηση. Αυτό το τελευταίο μπερδεύει πολλούς.

Η διαδικασία και οι προθεσμίες

Σύμφωνα με τα άρθρα 9 και 11 της Υ.Α. και την περιγραφή στο mitos.gov.gr:

  1. Η Υπηρεσία εξετάζει την αίτηση μέσα σε 30 ημέρες.
  2. Αν βρει ελλείψεις, έχετε 30 ημέρες για διορθωμένη αίτηση, αλλιώς απορρίπτεται. Η Υπηρεσία την ξαναεξετάζει σε 20 ημέρες.
  3. Μετά την έγκριση, στέλνετε το έντυπο καταστατικό στο πρωτόκολλο του Υπουργείου (σήμερα Σταδίου 29, Αθήνα) μέσα σε 10 ημέρες.
  4. Η Υπηρεσία συγκρίνει έντυπο και ηλεκτρονικό, δίνει Α.Γε.Μ.Κ.Ο. και εκδίδει βεβαίωση εγγραφής με επικυρωμένο αντίγραφο καταστατικού.
  5. Ακολουθεί αυτόματα η εγγραφή στο ΓΕΜΗ, χωρίς δική σας ενέργεια.

Η διαδικασία είναι δωρεάν και ο επίσημος χρόνος διεκπεραίωσης είναι ένας μήνας. Τα βήματα της ίδρυσης, πριν και μετά το Μητρώο, τα περιγράφουμε αναλυτικά στον οδηγό ίδρυσης ΚοινΣΕπ.

Οι 30 ημέρες μετά την εγγραφή

Αυτή η προθεσμία ρίχνει τις περισσότερες νέες ΚοινΣΕπ. Μέσα σε 30 ημέρες από την εγγραφή (Υ.Α., άρθρο 11 παρ. 7) ανεβάζετε:

  • τη βεβαίωση έναρξης εργασιών από τη ΔΟΥ,
  • το Ετήσιο Πρόγραμμα Δραστηριοτήτων ως το τέλος της χρονιάς (ως το τέλος της επόμενης, αν εγγραφήκατε στους τελευταίους τέσσερις μήνες),
  • το πρακτικό εκλογής της Διοικούσας Επιτροπής,
  • το πρακτικό συγκρότησής της σε σώμα.

Αν δεν τα ανεβάσετε, η Υπηρεσία στέλνει ειδοποίηση. Αν περάσουν άλλες 30 ημέρες, η ΚοινΣΕπ διαγράφεται αυτόματα και ενημερώνεται η ΔΟΥ (άρθρο 11 παρ. 8 της Υ.Α.).

Από τη βεβαίωση εγγραφής στο Πιστοποιητικό Μέλους

Η βεβαίωση εγγραφής ισχύει μέχρι τον πρώτο ετήσιο απολογισμό. Όταν ο απολογισμός εγκριθεί, η πλατφόρμα εκδίδει Πιστοποιητικό Μέλους (Υ.Α., άρθρο 16 παρ. 9). Ισχύει ένα χρόνο και η έκδοσή του παίρνει περίπου επτά ημέρες, σύμφωνα με το mitos.gov.gr.

Αυτό το έγγραφο ζητούν οι προσκλήσεις. Στην πρόσκληση της Περιφέρειας Αττικής για φορείς Κ.ΑΛ.Ο. στο ΕΣΠΑ 2021-2027, για παράδειγμα, έπρεπε ο φορέας να είναι εγγεγραμμένος στο Μητρώο ήδη από την προηγούμενη μέρα της πρόσκλησης, με πιστοποιητικό σε ισχύ, και να παραμείνει εγγεγραμμένος σε όλη τη διάρκεια του έργου. Αν το πιστοποιητικό σας λήγει τον Μάρτιο και η πρόσκληση βγει τον Απρίλιο, έχετε πρόβλημα. Ο ετήσιος απολογισμός είναι λοιπόν προϋπόθεση για χρηματοδότηση, όχι γραφειοκρατική λεπτομέρεια. Τον εξηγούμε στο άρθρο για την έκθεση απολογισμού.

Αλλαγές μετά την εγγραφή

Κάθε τροποποίηση καταστατικού και κάθε αλλαγή στη Διοικούσα Επιτροπή χρειάζεται έγκριση της Υπηρεσίας Μητρώου. Υποβάλλεται μέσα σε 30 ημέρες (Υ.Α., άρθρο 13). Μέσα στην ίδια προθεσμία ενημερώνετε και τη ΔΟΥ. Η καθυστέρηση επισύρει πρόστιμο κατά το άρθρο 11 παρ. 3 του νόμου.

Πότε διαγράφεται μια ΚοινΣΕπ

Η Υ.Α. (άρθρο 14) και ο νόμος (άρθρο 11) προβλέπουν διαγραφή όταν:

  • δεν υποβληθούν τα στοιχεία που ζητούνται μετά την εγγραφή,
  • δεν υπάρχουν πωλήσεις για δύο συνεχόμενα χρόνια, ή η ΚοινΣΕπ είναι ανενεργή πάνω από δύο χρόνια,
  • τα μέλη πέσουν κάτω από το ελάχιστο,
  • διαπιστωθεί αθέμιτο οικονομικό όφελος των μελών (με πρόστιμο και αποκλεισμό τους για τρία χρόνια),
  • υπάρξει εκούσια λύση, πτώχευση, δικαστική απόφαση ή λήξη της διάρκειας του καταστατικού.

Μετά από διοικητική διαγραφή, ο φορέας έχει προθεσμία για να μετατραπεί σε άλλη νομική μορφή ή να λυθεί. Το ισχύον κωδικοποιημένο κείμενο του άρθρου 11 παρ. 9 δίνει 90 ημέρες. Επειδή οι κωδικοποιήσεις διαφέρουν, ελέγξτε την προθεσμία με τον σύμβουλό σας τη στιγμή που θα σας αφορά.

Τα λάθη που κοστίζουν χρόνο

Δεν υπάρχει επίσημη λίστα «συχνών λαθών». Από τους κανόνες, και από όσα βλέπουμε, ξεχωρίζουν τα εξής:

  1. Είσοδος στην πλατφόρμα με λάθος ΑΦΜ (του εκπροσώπου αντί της ΚοινΣΕπ ή το αντίστροφο).
  2. Αρχεία πάνω από 3,5 MB ή υπογραφές που λείπουν από κάποια σελίδα.
  3. Υπεύθυνη δήλωση που λείπει από έναν ιδρυτή.
  4. Έντυπο καταστατικό που διαφέρει από το ηλεκτρονικό.
  5. Χαμένη η προθεσμία των 30 ημερών για τα έγγραφα μετά την εγγραφή.
  6. Αλλαγή Διοικούσας Επιτροπής που δεν δηλώθηκε εγκαίρως.
  7. Πιστοποιητικό Μέλους που έληξε επειδή καθυστέρησε η Γενική Συνέλευση.
  8. Δύο χρόνια χωρίς πωλήσεις «μέχρι να βρούμε χρηματοδότηση».

Πώς σας βρίσκουν οι άλλοι

Η Διεύθυνση αναρτά περιοδικά τη λίστα των εγγεγραμμένων φορέων ως αρχείο υπολογιστικού φύλλου. Δημόσια μηχανή αναζήτησης δεν υπάρχει. Γι' αυτό φτιάξαμε στο SocialCo.gr τον Πανελλήνιο Κατάλογο ΚοινΣΕπ, όπου μια ΚοινΣΕπ αναζητείται με όνομα, περιοχή και κλάδο. Ο Δημιουργός ιστοσελίδων σας βρίσκει στο Μητρώο και συμπληρώνει αυτόματα τα στοιχεία σας.

Το άρθρο έχει ενημερωτικό χαρακτήρα. Η Υ.Α. 61621/2016 έχει τροποποιηθεί. Ελέγξτε πάντα την τρέχουσα περιγραφή της διαδικασίας στο mitos.gov.gr. Στοιχεία Οκτωβρίου 2026.

Πηγές

  • Ν. 4430/2016, άρθρα 4, 11, 15, 16
  • Υ.Α. 61621/Δ5.2643/30.12.2016 (ΦΕΚ Β' 56/18.1.2017), όπως τροποποιήθηκε με την Υ.Α. 61986/3269/2017, άρθρα 1, 2, 9, 10, 11, 13, 14, 16
  • Π.Δ. 77/2023, άρθρο 2 (μεταφορά αρμοδιότητας στο Υπουργείο Κοινωνικής Συνοχής και Οικογένειας)
  • Ν. 4919/2022 (ΓΕΜΗ)
  • mitos.gov.gr: «Σύσταση και εγγραφή στο Γενικό Μητρώο Φορέων Κ.ΑΛ.Ο.» (25.9.2026) και «Πιστοποιητικό Μέλους Φορέων ΚΑΛΟ» (14.10.2026)
  • Διεύθυνση Κ.ΑΛ.Ο., Οδηγός ΚοινΣΕπ και Συχνές ερωτήσεις (kalo.gov.gr)